Claire Dubois betreut als Account Managerin die Saisonverträge mit den Rennteams — allen voran Velox Racing. Sie ist die feste Ansprechpartnerin zwischen GridHaul und dem Team-Management und übersetzt zwischen Logistik-Realität und Renn-Erwartung. Ihr Arbeitstag lebt vom Telefon, vom Statusblick und von der Kunst, schlechte Nachrichten früh und ehrlich zu platzieren.
Claire Dubois kam 2014 zu GridHaul, nachdem sie zuvor Großkunden bei einem Messe-Logistiker und danach die Kundenbetreuung eines Eventfracht-Anbieters verantwortet hatte. Ihr Studium des Internationalen Managements gab ihr das Rüstzeug, sie lernte das eigentliche Geschäft aber am Telefon und an der Rampe. Bei GridHaul übernahm sie zunächst einzelne Team-Kunden und baute die Account-Betreuung für die großen Saisonverträge auf. Heute ist sie die feste Ansprechpartnerin für Velox Racing über den kompletten Saisonvertrag.
Sie arbeitet vorausschauend und lieber unbequem ehrlich als beruhigend vage — eine verspätete Fracht meldet sie, bevor der Kunde danach fragt. Claire hält den Überblick über Dutzende paralleler Sendungen und schaltet in der heißen Phase eines Triple-Headers in einen ruhigen, fast nüchternen Modus. Ihre Stärke ist das Übersetzen: Sie macht aus Dispo-Fachchinesisch eine klare Ansage fürs Team-Management und aus Team-Wünschen eine machbare Aufgabe für die interne Disposition. Konflikte trägt sie sachlich aus, nie über Bande.
Als Head im Kundenservice führt Claire ein kleines Team und koordiniert eng mit der Disposition um Marco Steiner und mit Express-Koordinator Jens Petrow, wenn ein Teil kurzfristig an die Strecke muss. Für ihre tägliche Übersetzungsarbeit setzt sie zunehmend auf den KI-Assistenten Hermes: Er zieht Status- und Tracking-Daten zusammen, entwirft saubere Kunden-Updates und markiert, wo eine Sendung aus dem Zeitplan zu laufen droht. So bleibt ihr mehr Zeit für das, was keine Maschine kann — dem Team-Management in der Krise Sicherheit zu geben.
„Ich bin die Stimme von GridHaul beim Team — wenn der Container steht, muss ich es früher wissen als der Kunde.“
— Claire Dubois, Account Managerin Teams
Wo ist Container VLX-03, wann kommt das Ersatzteil, ist der Truck schon durch den Zoll — die gleichen Fragen erreichen Claire täglich mehrfach über Telefon, Mail und Chat. Jede Antwort bedeutet, Tracking-Daten aus mehreren Systemen zusammenzusuchen. In der heißen Rennphase frisst das Stunden, die für die eigentliche Kundenbetreuung fehlen. Ein einheitlicher, verlässlicher Statusblick würde ihren Tag spürbar entlasten.
Wenn eine Fracht zu kippen droht, entscheidet der Zeitpunkt der Meldung über das Vertrauen des Teams. Claire muss oft mit unvollständigen Informationen aus der Disposition eine Ansage formulieren, die ehrlich, aber nicht panisch klingt. Zu früh gewarnt wirkt nervös, zu spät gewarnt zerstört die Beziehung. Diese Gratwanderung kostet sie mentale Energie und braucht in Sekunden die richtigen Worte.
Das Team-Management denkt in Rennwochenenden, die Disposition in Frachtbriefen und Zolldokumenten. Claire steht dazwischen und muss ständig beide Sprachen ineinander übersetzen. Ein Missverständnis über einen Abholtermin oder eine Packliste kann eine ganze Sendung gefährden. Diese Dolmetscherrolle ist ihr Kerngeschäft — und zugleich die häufigste Fehlerquelle im Kundenkontakt.
Die Packlisten und Sendungsdaten kommen von den Teams in immer neuen Tabellenformaten, teils unvollständig, teils widersprüchlich. Claire muss sie prüfen, bevor sie sie an die Disposition weitergibt, sonst entstehen Zollprobleme an der Grenze. Diese Formatarbeit ist stumpf, fehleranfällig und bindet Zeit, die sie lieber in die Beziehung zum Kunden stecken würde. Eine automatische Vorprüfung wäre für sie ein echter Gewinn.
Wenn Claire im Urlaub oder unterwegs ist, fehlt ihren Kolleginnen der komplette Kontext eines Kunden-Accounts. Vieles steckt in ihrem Kopf, in Mail-Verläufen oder kurzen Zurufen an Ivana Kovac im Tracking. Bei einem Übergabefall droht Wissen verloren zu gehen und der Kunde merkt den Bruch. Sie wünscht sich ein sauber dokumentiertes Lagebild, das jederzeit teilbar ist.
Während eines Triple-Headers laufen mehrere Rennen und damit mehrere komplette Team-Logistiken parallel. Claire jongliert dann Termine, Zolldokumente und Kundenrückfragen gleichzeitig, während die Fehlerkosten am höchsten sind. Ein einziges verpasstes Zeitfenster kann eine Kettenreaktion auslösen. In diesen Wochen fehlt jede Minute, die manuelle Routinearbeit unnötig verschlingt.
Proaktive Statusmeldungen an Teams, bevor sie fragen — Anfragevolumen im Kundenservice um 40 % senken
Einheitlicher, freigegebener Kommunikationsstandard für alle Statusmails (ein Ton, eine Struktur)
Reklamations-Durchlaufzeit nach dem Rennen von Tagen auf unter 24 Stunden drücken
Jede Saisonverhandlung mit einem sauberen Kunden-Dossier (Termintreue, Vorfälle, Sonderleistungen) starten
zentraler Use-Case — Hermes beantwortet „Wo ist Container VLX-03?" automatisch aus Tracking-Daten, Mensch prüft nur Ausnahmen
Hermes entwirft einheitliche, freigegebene Kundenmeldungen im GridHaul-Ton
unstrukturierte Crew-Meldungen mit Hermes zu einem klaren Vorfallbericht für den Kunden verdichten
Termintreue und Vorfälle pro Kunde für die Vertragsverhandlung zusammenführen
festlegen, wann Hermes entwirft, wann Claire prüft und wann ein Mensch final freigibt
