Yuki Tanaka disponiert die Luftfracht für die Überseerennen — Charterflüge, Frachtraum, Verladefenster. Ihr Tag ist ein Wettlauf gegen wechselnde Flugpläne und harte Rennkalender-Termine. Wenn ein Slot kippt, denkt sie in Minuten, nicht in Stunden.
Yuki Tanaka wuchs zwischen zwei Ländern auf und lernte früh, in mehreren Sprachen und Zeitzonen zu denken. Nach dem Studium der Verkehrslogistik stieg sie in die Luftfracht-Abfertigung an einem großen Frachtdrehkreuz ein, wo sie Verladefenster, Frachtpapiere und Slot-Zeiten unter Dauerdruck koordinierte. Zwei Jahre klassische Speditionsdisposition gaben ihr das Gespür für Kosten und Kompromisse. 2018 holte GridHaul sie an Bord, weil kaum jemand Charter-Luftfracht und Rennkalender-Rhythmus zugleich beherrscht.
Yuki arbeitet präzise, schnell und mit einem inneren Countdown, der nie ganz aus ist. Sie plant lieber drei Szenarien im Voraus, als einem Plan blind zu vertrauen — denn im Charter-Geschäft ist der erste Plan selten der letzte. Kolleginnen und Kollegen schätzen ihre ruhige Klarheit in hektischen Nächten, wenn ein Frachtflug wackelt und trotzdem eine Entscheidung her muss. Small Talk ist nicht ihr Ding; eine saubere Packliste dagegen schon.
Heute ist Yuki die Disponentin, an der bei Überseerennen die Luftfracht hängt — sie sichert Frachtraum, taktet Verladung und hält Rücksprache mit Dispo-Leiter Marco Steiner und dem Express-Koordinator Jens Petrow, wenn es eng wird. Für die Team-Kundin Velox Racing koordiniert sie über Account Managerin Claire Dubois die Transporte der kompletten Infrastruktur. Den KI-Assistenten Hermes nutzt sie, um Flugplan-Änderungen früher zu erkennen und Packlisten zu prüfen, bevor die Fracht überhaupt am Vorfeld steht — so bleibt ihr Kopf frei für die Entscheidungen, die kein System treffen kann.
„Wenn die Charter-Maschine drei Stunden früher rollt, muss meine Planung schon vorher passen — nicht danach.“
— Yuki Tanaka, Disponentin Luftfracht
Änderungen der Charter-Airlines erreichen mich per E-Mail, per Anruf und über ein Portal — und keine der drei Quellen ist mit den anderen synchron. Ich verbringe Stunden damit, herauszufinden, welcher Stand jetzt gilt. Ein übersehener Slot-Wechsel kann eine ganze Verladung kippen. Zur Rennsaison passiert das mehrmals pro Woche.
Jedes Team schickt seine Packliste in einem anderen Excel-Layout, mal mit Gewichten, mal ohne, mal in einer fremden Einheit. Bevor ich Frachtraum buchen kann, muss ich alles von Hand vereinheitlichen. Das kostet Zeit, die ich vor einem Überseerennen nicht habe. Und ein Zahlendreher beim Gewicht rächt sich spätestens am Frachtterminal.
Für ein Überseerennen brauche ich verlässlichen Charter-Frachtraum zu einem festen Termin — und der Markt ist knapp, wenn mehrere Teams gleichzeitig reisen. Verhandle ich zu früh, zahle ich zu viel; warte ich zu lange, ist nichts mehr frei. Diese Gratwanderung liegt jede Woche neu auf meinem Tisch. Ein verpasstes Rennen wäre für die Kundenbeziehung existenzbedrohend.
Bei den Saison-Höhepunkten — drei Rennen in drei Wochen auf zwei Kontinenten — läuft die Luftfracht ohne Sicherheitsnetz. Kaum ist ein Set in der Luft, plane ich schon das nächste. Fällt eine Maschine aus, bricht die ganze Kette. Da hilft nur, jeden Ausfall vorher durchgespielt zu haben.
Wenn abends eine Charter-Verbindung wackelt, sitze ich am Hörer und telefoniere Alternativen zusammen, statt strukturiert umzuplanen. Jeder dieser Anrufe kostet Konzentration und Übersicht. Am Morgen habe ich zwar gerettet, was zu retten war — aber die eigentliche Dispositionsarbeit blieb liegen. Diesen Nacht-Modus möchte ich zur Ausnahme machen, nicht zur Regel.
Alle eingehenden Packlisten automatisch in ein einheitliches Format überführen, inklusive Gewichts- und Volumen-Prüfung.
Flugplan-Änderungen aus E-Mail und Portal zentral bündeln und einen Dispo-Alarm auslösen, statt Kanäle einzeln zu prüfen.
Abweichungen zwischen Packliste und Carnet-Positionen früh erkennen, bevor die Ladung am Flughafen steht.
Charter-Buchungen und Frachtraum-Auslastung so dokumentieren, dass Kolleginnen und Kollegen sie im Vertretungsfall nahtlos übernehmen können.
Primärer Anwendungsfall — will Kunden-Excels per Hermes in ein sauberes Einheitsformat mit Fehlermeldung überführen.
Braucht einen Assistenten, der Änderungen aus Text und Portalmeldungen erkennt und den richtigen Alarm auslöst.
Möchte Packliste und Positionsliste automatisch abgleichen, um Zoll-Überraschungen zu vermeiden.
Sucht eine textbasierte Entscheidungsvorlage für den Fall, dass ein Frachtflug ausfällt.
Interessiert an Hermes-Routinen, die repetitive Rechen- und Abgleichschritte übernehmen und sie bei Anomalien im Frachtraum frühzeitig warnen.
